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.家具企業(yè)生產(chǎn)管理金典之一-上海工慧企業(yè)管理

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學(xué)習(xí)對(duì)象

課程目標(biāo)
家具廠處理插單與急單的技巧

課程內(nèi)容
家具企業(yè)生產(chǎn)管理金典之一
家具廠處理插單與急單的技巧
張 屹

問 題 引 出

當(dāng)生產(chǎn)處于按計(jì)劃運(yùn)作狀態(tài)的時(shí)候,是效率最高、品質(zhì)最好、管理最平穩(wěn)的時(shí)候。此時(shí),材料、設(shè)備、場地、人員都在按照既定的模式和軌跡運(yùn)行,而相關(guān)的品質(zhì)檢驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)工作、工藝配合也在有條不紊的跟進(jìn)。在這種情況下,生產(chǎn)管理部門的主要任務(wù)是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控,確保在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi),完成計(jì)劃的工作,生產(chǎn)管理變得程序化、制度化、理想化、簡單化。
然而,偏偏會(huì)在這個(gè)時(shí)候,一個(gè)急單插進(jìn)來,打破原有的平靜、打亂生產(chǎn)的陣腳。
對(duì)待插單的態(tài)度:
◆老板:“我們的企業(yè)從來沒有漏過一張單。” ——有錢必賺
◆業(yè)務(wù)經(jīng)理:“我們向客戶承諾,保證按時(shí)交貨?!? ——豪言壯語
◆生產(chǎn)經(jīng)理:“組織開會(huì)討論,調(diào)動(dòng)一切力量吃掉它?!? ——左右為難
◆主管人員:“爭取完成任務(wù)?!? ——硬著頭皮
◆班組長:“很難完成……” ——手忙腳亂
◆員工:“剛做慣了又要換,到底要我們干什么?” ——無所適從
結(jié) 果:
◆一年三百六十五天,天天趕貨
◆現(xiàn)場混亂
◆員工抱怨
◆老板發(fā)脾氣
◆管理人員挨罵
◆無休止地加班
◆所有人員疲備不堪
◆客戶牢騷滿腹
◆品質(zhì)下降
◆采購部門被催著要材料
◆工藝部的圖紙趕不出來
◆設(shè)備不夠用
根源剖析
(1)業(yè)務(wù)部門因素:
采用提成、獎(jiǎng)勵(lì)、業(yè)績與工資掛勾的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)人員管理,可以有效地刺激業(yè)務(wù)人員的工作積極性,但是,也會(huì)造成業(yè)務(wù)人員逢單必接,不考慮企業(yè)生產(chǎn)能力及定單難度,甚至主動(dòng)給客戶進(jìn)行不切實(shí)際的交貨期許諾,擅自更加家具的設(shè)計(jì)尺寸,給自身造成不應(yīng)有的壓力。
(2)企業(yè)的因素:
沒有很好地對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)能力和生產(chǎn)能力進(jìn)行評(píng)估,在業(yè)務(wù)部門和生產(chǎn)部門的設(shè)置上沒有很好地達(dá)到平衡,使生產(chǎn)能力跟不上,業(yè)務(wù)的快速發(fā)展導(dǎo)致生產(chǎn)處于被動(dòng)狀態(tài)。
(3)生產(chǎn)部門因素:
在總體配置上存在不合理現(xiàn)象,生產(chǎn)能力設(shè)計(jì)不足;缺少預(yù)留生產(chǎn)空間;生產(chǎn)系統(tǒng)的應(yīng)變能力差。
(4)人力資源部門因素:
員工培訓(xùn)工作及技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)存在問題,人力資源計(jì)劃、統(tǒng)籌及招聘工作等環(huán)節(jié)有待改進(jìn),人員儲(chǔ)備工作有待加強(qiáng)。
(5)基層車間因素:
生產(chǎn)能力設(shè)計(jì)不足,生產(chǎn)協(xié)調(diào)部門適應(yīng)能力差,指揮系統(tǒng)運(yùn)作不健全,所屬部門的溝通工作不到位,人員管理有待加強(qiáng)。
(6)員工因素:
工作責(zé)任心不夠強(qiáng),主動(dòng)性差,存在得過且過的懶惰思想,身體狀態(tài)疲憊。
要點(diǎn)解讀
(1)概念
《生產(chǎn)訂單》是企業(yè)的業(yè)務(wù)部門承攬生產(chǎn)、加工或營銷業(yè)務(wù)時(shí)所達(dá)成條款的一種表述形式,有時(shí),也會(huì)采用《合同》的方式,而《訂單》則可以更加明確、直觀地說明問題。多為許多企業(yè)所采用。
業(yè)務(wù)部門與客戶所簽的訂定單應(yīng)包括以下內(nèi)容:
① 產(chǎn)品的款式、規(guī)格、型號(hào)、外觀、顏色。
② 材料要求
③ 工藝要求及加工要點(diǎn)
④ 品質(zhì)指標(biāo)及檢測方案與方法
⑤ 包裝要求及包裝設(shè)計(jì)
⑥ 發(fā)貨形式
⑦ 價(jià)格
⑧ 結(jié)算方式
⑨ 交貨期
⑩ 售后服務(wù)事宜
11 違約責(zé)任
業(yè)務(wù)部門在接單時(shí),應(yīng)將以上各款了解清楚,必要時(shí),應(yīng)要求客戶提供照片、圖紙、樣板、色板、產(chǎn)品模型、實(shí)物、數(shù)據(jù)等資料。為了避免生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的麻煩,業(yè)務(wù)部門接單時(shí)應(yīng)注意以下問題:
① 涉及工藝、技術(shù)問題的研討,應(yīng)通知企業(yè)的工藝技術(shù)部門到場。
② 涉及材料問題的研討,應(yīng)通知物控部門及采購部門到場。
③ 涉及財(cái)務(wù)、資金方面的問題應(yīng)事先與財(cái)務(wù)部門取得聯(lián)系并達(dá)成一致。
④ 應(yīng)與品質(zhì)部門溝通,協(xié)助索取必要的樣板、色板等資料。
⑤ 在交貨期的確認(rèn)方面,屬正常要貨的,按企業(yè)既定的生產(chǎn)與交貨周期執(zhí)行,屬特殊要貨或數(shù)量與金額較大的,應(yīng)與生產(chǎn)部門取得聯(lián)系共同商討交貨期。生產(chǎn)訂單簽訂之后,應(yīng)立即通知生產(chǎn)部門。通知的方式:一種為直接將訂單復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)生產(chǎn)部門;一種為重新填寫內(nèi)部訂單。無論哪種方式,都應(yīng)該以全面、準(zhǔn)確的反映客戶的要求為原則,不可遺漏、更改或增加要求(必要時(shí),需報(bào)請上級(jí)部門或總經(jīng)理同意)。
(2)接單程序
① 接單程序:
② 接單注意事項(xiàng)
要確保生產(chǎn)按計(jì)劃執(zhí)行,首先應(yīng)該遵循接單的工作程序,并在實(shí)際工作中注意以下幾點(diǎn)。
◆ 材料及配件的采購周期
◆ 產(chǎn)品設(shè)計(jì)及繪圖周期
◆ 打樣時(shí)間
◆ 生產(chǎn)周期
(3)生產(chǎn)計(jì)劃
生產(chǎn)計(jì)劃是生產(chǎn)管理的基礎(chǔ),應(yīng)當(dāng)把生產(chǎn)計(jì)劃放到頭等重要的位置。
①生產(chǎn)計(jì)劃的分類
A、按時(shí)間分類,生產(chǎn)計(jì)劃可分為年度生產(chǎn)計(jì)劃、季度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃,周計(jì)劃和日計(jì)劃。
年度計(jì)劃,是對(duì)未來一年的工作所做的計(jì)劃,其中所涉及的有:產(chǎn)值(產(chǎn)量)、設(shè)備、工藝、人員、場地、品質(zhì)、管理改善等方面的內(nèi)容。
月(季)度計(jì)劃,是對(duì)每月(季)度的工作所做的計(jì)劃,比年度計(jì)劃更為具體,主要包括具體訂單的排程、產(chǎn)值目標(biāo)、人員配置等。生產(chǎn)系統(tǒng)的月計(jì)劃應(yīng)當(dāng)配有生產(chǎn)計(jì)劃表。
周計(jì)劃,更為細(xì)致的計(jì)劃,主要明確生產(chǎn)進(jìn)度,以及必要的人員、材料配合。
日計(jì)劃,根據(jù)月計(jì)劃和周計(jì)劃而制定生產(chǎn)的日計(jì)劃,主要是明確各車間、各班組(工序)的日生產(chǎn)任務(wù),明確每個(gè)員工的當(dāng)日工作量,一般在每日上班前,或前一天下班前在各班組的公告板公布。日計(jì)劃是其它計(jì)劃的基礎(chǔ)。
B、按部門分類:生產(chǎn)計(jì)劃可分為生產(chǎn)部計(jì)劃、車間計(jì)劃、班組計(jì)劃。
(a) 生產(chǎn)部計(jì)劃,是由生產(chǎn)部所制定的整個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)的總體計(jì)劃,它包括年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月度計(jì)劃等。是所屬各部門制定一切計(jì)劃的基礎(chǔ),是指導(dǎo)生產(chǎn)的綱領(lǐng)性文件。
(b)車間計(jì)劃,是各車間在生產(chǎn)部總體工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上,根據(jù)本車間的工作任務(wù)所制定的分解性計(jì)劃。它的各項(xiàng)要求更細(xì)致,完成時(shí)間更為確切。計(jì)劃制定時(shí),在人員、設(shè)備、物料的配合方面,要留有余地,以備新增生產(chǎn)任務(wù)的落實(shí)。
(c)班組計(jì)劃,比車間計(jì)劃更具體,將計(jì)劃落實(shí)到個(gè)人,明確規(guī)定每天的工作任務(wù)。班組計(jì)劃中的工作任務(wù)分配,其時(shí)間跨度不宜超過一個(gè)星期。計(jì)劃要比較準(zhǔn)確,應(yīng)保持其嚴(yán)肅性,沒有大的變化,一般不作改動(dòng)。
C、按內(nèi)容分類:生產(chǎn)計(jì)劃可劃分為生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃、人員配置計(jì)劃、設(shè)備配置計(jì)劃、生產(chǎn)管理計(jì)劃等。
(a)生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃,是生產(chǎn)部所制定的重點(diǎn)計(jì)劃之一,它大多以表格的形式,詳盡的說明各訂單的排程情況,各車間交接的時(shí)間、具體要求等。生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃一般每月制定一次,于上月末下發(fā),必要時(shí)(如插單、訂單改期等)進(jìn)行統(tǒng)一的修改。
(b)設(shè)備計(jì)劃,根據(jù)需要而制定,主要包括所需設(shè)備的名稱、數(shù)量、需求原因、需求時(shí)間,性能要求等。
(c)人員計(jì)劃,根據(jù)生產(chǎn)需要而制定,主要包括,所需人員的部門、數(shù)量、要求,到位時(shí)間等。
②生產(chǎn)計(jì)劃管理
生產(chǎn)計(jì)劃管理是為了加強(qiáng)生產(chǎn)計(jì)劃的嚴(yán)肅性,進(jìn)而明確規(guī)定計(jì)劃的制定、審批、發(fā)放、監(jiān)督執(zhí)行以及計(jì)劃修改的程序。
A、計(jì)劃的制定
生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃(指的是生產(chǎn)的排程計(jì)劃),由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定,根據(jù)公司總體規(guī)劃、客戶訂單、銷售情況,制定本月的生產(chǎn)排程,其中包括:各訂單的編排、計(jì)劃生產(chǎn)編排、生產(chǎn)時(shí)間、交貨日期、各工序生產(chǎn)交接時(shí)間等。
B、計(jì)劃的復(fù)核
計(jì)劃制定之后,由生產(chǎn)部經(jīng)理復(fù)核,復(fù)合過程應(yīng)當(dāng)充分與營銷部門、客戶代表、各生產(chǎn)車間、材料供應(yīng)部門進(jìn)行全面的溝通,確保其可行性。
C、計(jì)劃的審批
生產(chǎn)計(jì)劃復(fù)核之后,一般由廠長審批,一經(jīng)批準(zhǔn)即具有嚴(yán)肅性和指令性(有些公司的生產(chǎn)計(jì)劃還要經(jīng)總經(jīng)理加批)。
D、發(fā)放
生產(chǎn)計(jì)劃批準(zhǔn)后,由公司行政部門組織統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放部門為:銷售部、財(cái)務(wù)部、物控部、采購部、品質(zhì)部、生產(chǎn)部、倉庫、生產(chǎn)部所屬各車間,由行政部備案,同時(shí)上報(bào)廠長、公司總經(jīng)辦等部門及領(lǐng)導(dǎo)。
E、監(jiān)控
生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)放之后,各部門即著手執(zhí)行,其中各部門工作由廠長或總經(jīng)理監(jiān)督。生產(chǎn)部所屬各車間工作由生產(chǎn)部監(jiān)督,并由生產(chǎn)部對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行全面的跟蹤、統(tǒng)計(jì)、協(xié)調(diào)。
F、計(jì)劃的修訂
在計(jì)劃的執(zhí)行過程中,如有必要的插單、更改或不可抗拒的因素,需要進(jìn)行計(jì)劃修改時(shí),由生產(chǎn)部負(fù)責(zé),參照以上的程序進(jìn)行。

決策方案
(1)業(yè)務(wù)部門處理插單及急單決策方案
① 聽取客戶意見,了解客戶需求。
② 分析客戶具體情況,找出問題點(diǎn)。
③ 將客戶具體要求向生產(chǎn)部門、物控部門等傳達(dá)。
④ 組織召開各部門工作協(xié)調(diào)會(huì)議,研究對(duì)策。
⑤ 作好客戶的解釋工作,及生產(chǎn)部門的溝通工作,力爭達(dá)成交貨期協(xié)議。
⑥ 協(xié)助生產(chǎn)部門向上級(jí)反映所存在的具體困難,切實(shí)解決實(shí)際問題。
⑦ 進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤,確保按時(shí)交貨。
⑧ 審視在已排的訂單中,有無可以延長交貨期的訂單存在,并結(jié)合實(shí)際靈活處理。
(2)生產(chǎn)部門處理插單及急單決策方案
① 首先向客戶及業(yè)務(wù)部門解釋和通報(bào)生產(chǎn)狀況,力爭取得諒解。
② 對(duì)于勢在必接的急單(如大單、重要客戶訂單),要及時(shí)與物控部門、采購部門、就供應(yīng)問題達(dá)成一致,以免一廂情愿而脫離實(shí)際。
③ 應(yīng)組織所屬各車間、班組開會(huì)討論,進(jìn)行生產(chǎn)動(dòng)員,鼓舞士氣。
④ 組織有關(guān)人員詳細(xì)規(guī)劃生產(chǎn)細(xì)節(jié),有條不紊。
⑤ 主動(dòng)與物控、采購、品質(zhì)、工藝等部門溝通,取得配合。
⑥ 進(jìn)行必要的人員、設(shè)備、場地、工具調(diào)整,極大地提高利用率。
⑦ 進(jìn)行工藝指導(dǎo)和員工技術(shù)培訓(xùn),打下良好基礎(chǔ)。
⑧ 及時(shí)進(jìn)行工作時(shí)間的調(diào)整,正確使用加班,適時(shí)采用二班制。
(3)基層生產(chǎn)車間處理插單及急單決策方案
① 認(rèn)真進(jìn)行總體工作分析,并通過優(yōu)化生產(chǎn)組合與計(jì)劃組合,發(fā)現(xiàn)剩余生產(chǎn)空間。
② 合理進(jìn)行設(shè)備、材料、人員的再分配,以達(dá)到最佳效果。
③ 對(duì)于本車間、班組無法解決的困難,要及時(shí)上報(bào)取得支持,切不可悶聲不響,等著不動(dòng)。
④ 加強(qiáng)人員重組與調(diào)動(dòng)的管理,掌握工作主動(dòng)權(quán)。
⑤ 有效地使用獎(jiǎng)罰手段,強(qiáng)化執(zhí)行力度。


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